Введение

Можно ли создать удобный онлайн сервис для управляющей компании и ее клиентов, где будет удобно и жильцам, и руководителям, и исполнителям?

Задача управляющей компании — обеспечить быстрое реагирование на возникающие у квартиросъемщиков проблемы в сфере ЖКХ. Это значит, что нужно своевременно:

  • продвигать платные и бесплатные услуги УК;

  • реагировать на поступающие заявки и распределять их между специалистами;

  • предоставлять справки и платежные документы жильцам и принимать оплату;

  • принимать сигналы о нарушениях со стороны сотрудников и видеть активность жильцов;

  • распределять задания между ответственными исполнителями и контролировать их работу.

При этом важно снизить неоправданные временные затраты и не допускать накладок. Процесс взаимодействия должен быть максимально понятным и прозрачным. Взаимодействие жильцов с управляющей компанией в режиме онлайн набирает популярность. При этом несмотря на разнообразие доступных программ для управляющей компании они зачастую либо однобокие и не очень удобные, либо дорогие в содержании.

Предлагаем рассмотреть готовое и адаптивное под различные задачи it-решение системы личных кабинетов Falcon Service. Рассмотрим его возможности для управляющей компании.

Готовое решение Falcon Service для управляющей компании — программа для работы в сфере ЖКХ

Доверие к управляющей компании (УК) и лояльность клиентов завоевать нелегко. Но хороший удобный сервис — верный путь. Принципиальное отличие Falcon Service от других программ — его комплексность и возможность адаптировать под разные задачи. Это настраиваемая платформа, у которой есть широкий встроенный функционал и возможность дополнить его.

Сравнительно недорогое коробочное решение достаточно экономно в содержании и обслуживании — нет обязательных ежегодных абонплат. Поддерживать его может один человек, владеющий SQL и HTML.

Готовая платформа предполагает организацию работы в личных кабинетах для 3 основных ролей: Супервизор (Управляющий) — Менеджер точки (Исполнитель) — Клиент (Квартиросъемщик).

Falcon Service — готовая платформа с набором встроенных возможностей, которые можно адаптировать под конкретные задачи. Базового набора обычно достаточно на старте проекта, чтобы обеспечить элементарные взаимоотношения Директор — Исполнители — Клиенты.

Кроме того, дополнительно можно заказать доработки для встройки функционала, не входящего в базовую комплектацию. Это возможно благодаря тому, что вся бизнес-логика написана на MS SQL. Ее можно изменять и дорабатывать, создавая новые роли и объекты учета самостоятельно, если знаете MS SQL, силами своего технического специалиста или у разработчика.

Зонирование территории. Находящиеся на балансе УК объекты можно делить на участки-точки, за каждым из которых будут закреплены ответственные менеджеры-исполнители. У каждой точки может быть своя страница с перечислением объектов, информацией о них, по плановым работам, внеплановым задачам, балансу и прочей важной для сотрудников ЖКХ информацией.

Создание личных кабинетов для разных ролей: Супервизор — Менеджер точки — Клиент.

Таким образом, каждому пользователю будет доступен определенный набор информации и возможностей, доступных для его роли. Клиент будет видеть только информацию, которая доступна и актуальна для отдельно взятого абонента. Менеджер точки (Исполнитель) будет видеть совершенно иную информацию. Такое разграничение делает работу с платформой простой и понятной каждому пользователю, удобной. В итоге сокращается время на целый ряд операций.

Личный кабинет управляющего (супервизора)

Личный кабинет менеджера точки

Кабинет клиента (квартиросъемщика)

Личный кабинет управляющего

Данная роль предполагает:

  • управление точками, менеджерами, финансами;

  • аналитику доходов и расходов, качества предоставляемых услуг;

  • учет статистики, клиентов, материалов;

  • контроль и управление системой, разработка шаблонов и подсказок, управление настройками системы.

Когда появится в системе запрос на услугу Управляющий может подключить профильного специалиста к беседе, принять решение о возможности предоставления услуги на платной или безоплатной основе.Он также может изучить статистику платежей Клиента и выполненные ранее ремонтные работы в его квартире.

Личный кабинет исполнителей

Ответственные менеджеры точки или исполнители:

  • обрабатывают поступившие заказы;

  • готовят смету и коммерческое предложение по запрошенному виду услуг;

  • заполняет и генерирует отчетные документы.

В кабинете каждого менеджера точки доступна аналитика по точке, количество выполненных заказов и отработанных часов, заработанных денег, видов работ и т.д.

Для Исполнителей также в ЛК есть доступ к служебному чату и базе знаний (форуму).

Личный кабинет клиента

Предполагает максимальное удобство пользователя в плане информативности и сервиса.

Здесь клиент управляющей компании может:

  • ознакомиться с каталогом доступных услуг;

  • оформить заказ;

  • сделать запрос данных информации;

  • подать заявку;

  • ознакомиться с данными по начислению квартплаты, выполненным транзакциям;

  • найти ответы на интересующие вопросы;

  • оперативно решить проблему онлайн.

Каждый участник взаимодействия видит нужную и актуальную для него информацию. Для каждого участника доступны информация, учет, аналитика, контроль, коммуникация, заказ услуг и даже оплата онлайн.

Давайте подробнее рассмотрим возможности платформы Falcon Service.

Возможности программы для работы в сфере ЖКХ и ТСЖ

Каталог услуг

На главной странице программы пользователь увидит весь список доступных ему услуг, которые предоставляет управляющая компания. Их можно структурировать, делить на разделы для упрощения навигации и поиска нужного на сайте.

Свой каталог услуг и возможностей будет и в личном кабинете (ЛК) Исполнителя, и в ЛК Супервизора.

В кабинете Исполнителя, например, список услуг может касаться его работы: График дежурств, Список вызовов, график отпусков, заказ выписки 2-НДФЛ и другие услуги.

Оформление заказа

В личном кабинете Клиент может оформить заказ на предложенные услуги. Эту заявку увидит и супервизор, и специалист (слесарь, например), которому автоматически эта заявка поступит, так как он является ответственным специалистом. Управляющий может изменить исполнителя и сроки, что отобразится в кабинете Клиента. Виджет корзины позволяет оформить платные услуги компании.

Создание запроса на услугу

У жильцов в процессе эксплуатации дома могут возникать непопулярные проблемы и потребности, которые может решить управляющая компания. Чтобы решить такую проблему клиент УК может создать запрос на услугу. То же самое касается и исполнителя. Он может создать запрос на услугу, например, создания выписки по проведенному ремонту в отдельно взятом доме, чтобы понимать, что было сделано и когда, какой участок требует ремонта, и какие сложности нужно предусмотреть.

Информация о точке

В сфере ЖКХ такой точкой будет дом или подъезд дома. В карточке точки может содержаться информация о годе постройке, материале, особенностях, планировке, коммуникациях, проведенном ремонте и узаконенных перепланировках, о запланированном текущем ремонте и аварийных ситуациях.

Учет финансовых транзакций

В личном кабинете клиент сможет ознакомиться с тем, когда и сколько он оплачивал за коммунальные услуги, сколько и за что начислили. Так процесс начисления квартплаты не будет загадочным и непредсказуемым.

Баланс клиента и баллы

Можно разработать систему поощрения клиентов управляющей компании за вклад в благоустройство дома и придомовой территории, своевременную оплату услуг и т.п. Начислять баллы, которыми жильцы могут частично оплачивать услуги УК, или организовать кэшбек за оплату по заказам.

Дополнительные возможности

Организация коммуникации

Переписка по заказу. Описание проблемы, запрос и все ответы по ветке беседы доступны в личном кабинете Клиента и Ответственного исполнителя. Управляющий может ознакомиться с перепиской и помочь решить проблему, подключив к выполнению заказа других исполнителей. Таким образом, ничего важное не потеряется и не ускользнет, а в случае спора будет легко доказать правоту каждой из сторон.

Чат поддержки клиента через виджет Replain позволяет оперативно отвечать на запросы, решать возникшие проблемы, давать инструкции и консультировать в режиме онлайн.

Информирование

Блог управляющей компании — полезный для клиентов и исполнителей ресурс, где можно ознакомиться с новостями, новыми указами и законопроектами, программами, ознакомиться с инструкциями к действиям, почитать статьи с кейсами, советами и другой полезной и актуальной информацией.

FAQ. Блок часто задаваемых вопросов с ответами сильно разгружает сотрудников УК и дает правильное понимание ситуации клиентам компании или ее сотрудникам.

Форум для исполнителей может использоваться для обсуждения сложных вопросов или как база знаний для новичков. Такой инструмент может стать элементом корпоративной культуры, заботы о персонале и инструментом для ускорения адаптации новых сотрудников, повышения квалификации и качества работы.

Уведомления о событиях в системе каждый пользователь может настроить под себя. Таким образом, важные события в системе не останутся незамеченными.

Печать актов, счетов. Распечатать квитанцию можно без посещения управляющей компании. Решается проблема несвоевременно пришедших квитанций и неучтенных платежей.

Аналитика

Базовая аналитика по точкам для супервизора

Оценка заказа клиентом по 5 аспектам

Аналитика по точкам, клиентам, менеджерам

Автоматическая проверка объектов. Система позволяет анализировать объекты из базы данных и составлять график плановых профилактических работ, чтобы избежать накладок. В личном кабинете Управляющего (Супервизора) есть возможность проверить, правильно ли введены данные объектов. Если в заполнении есть ошибки, то система сразу перечислит, каких данных не хватает.

Учет

Учет финансовых транзакций по заказам

Экспорт таблиц в Excel в личных кабинетах

Возможность регистрации клиентов в управляющей компании по определенному адресу посредством создания индивидуальной страницы регистрации (лендинга).

Решение можно развивать под свои нужды, прописывая новые сценарии.

Принципиальное отличие Falcon Service от других программ — поддержка PWA. Нет необходимости разрабатывать отдельные мобильные приложения и ПО для компьютера. Иконка онлайн приложения устанавливается на экран телефона или планшета и не занимает место в памяти гаджета.

Как адаптировать решение под конкретную задачу УК?

Платформа адаптируется под любые задачи, связанные с улучшением сервиса. Например, перед вами как директором управляющей компании стоит задача популяризации среди клиентов платных услуг и снижение “леваков” среди сотрудников. Рассмотрим, как можно реализовать эту задачу на базе готового решения системы личных кабинетов Falcon Service.

Вам как супервайзеру нужно создать каталог бесплатных и платных услуг компании.

В личном кабинете Клиента этот список услуг будет виден во вкладке Услуги и в строке Рекомендации. Представим, что Клиент собрался сделать ремонт в кухне с заменой электропроводки. Искать сомнительных исполнителей — рискованно и хлопотно. А в УК можно онлайн создать запрос на услугу по замене электрической проводки, а также водяных труб. И цена не превышает среднерыночную.

Клиент переходит во вкладку «Мои запросы услуг» и создает запрос, заполняя необходимые поля.

В списках появилась его созданная услуга, по которой он может посмотреть подробную информацию. Менеджер — сотрудник организации даст информацию, что могут сделать ремонтники УК. Если это возможно, то в личном кабинете Клиента появится коммерческое предложение по стоимости для конкретной квартиры, исходя из нюансов запроса.

На скриншоте видна какая услуга необходима, дата создания, ее детали.

Когда менеджер обработает эту заявку, то уведомление о смене ее статуса приходит в личный кабинет клиента.

Заключение

Falcon Service — современная онлайн платформа с возможностью создания функциональных и удобных личных кабинетов для пользователей управляющей компании с разными потребностями. Платформа адаптируется под любые нужды и запросы. Главное преимущество — это ресурс не только для клиентов или только управления. Здесь все пользователи связаны между собой, что упрощает процесс контроля. Немаловажная сторона — цена решения и стоимость его содержания, так как оно довольно быстро окупит себя даже в небольших управляющих компаниях.

Предлагаем самостоятельно посмотреть и оценить работу сервиса на нашем демо https://service.web-automation.ru/